Есеп пәні ретіндегі шығындардың бірінші ерекшелігі олардың серпінділігі болып табылады. Олар тұрақты қозғалыста, өзгеруде. Мәселен, шаруашылық жүргізудің нарықтық жағдайларында сатып алынатын шикізат пен материалдардың, жинақтаушы бөлшектер мен бұйымдардың бағасы, энергия тасығыштар мен қызметтердің тарифтері (байланыс, көлік және т.б.) тұрақты түрде өзгереді. Өнім жаңартылады, материалдық және еңбек шығындарының нормалары қайта қаралады, бұл өнімнің өзіндік құнына және шығындар деңгейіне көрсетіледі. Сондықтан статикада шығындарды қарау өте шартты және олардың нақты өмірдегі деңгейін көрсетпейді.
Есеп заты ретіндегі шығындардың екінші ерекшелігі оларды басқаруда тәсілдер мен әдістердің кең спектрін қолдануды талап ететін олардың алуан түрлілігі болып табылады. Шығындардың көптүрлілігі олардың жіктелуі кезінде анықталады, ол біріншіден, жекелеген шығындардың кәсіпорын қызметінің экономикалық нәтижелеріне әсер ету дәрежесін анықтауға, екіншіден, шығындардың қандай да бір түрлерінің деңгейіне әсер ету мүмкіндігін бағалауға және ақырында бұйымға оны дайындау мен өткізу үшін қажетті шығындарды ғана жатқызуға мүмкіндік береді. Маңызды және күрделі міндет-шығындарды өндірістік бөлімшелерге және кәсіпорын қызметінің жекелеген түрлеріне дұрыс жатқызу.
Шығындардың үшінші ерекшелігі оларды өлшеу, есепке алу және бағалау қиындықтарынан тұрады. Шығындарды өлшеу мен есепке алудың нақты әдістері жоқ.
Төртінші ерекшелік — бұл шығындардың экономикалық нәтижеге әсер етуінің қиындығы мен қарама-қайшылықтары. Мысалы, кәсіпорынның табысын өндіріске ағымдағы шығындарды төмендету есебінен арттыруға болады, алайда ҒЗТКЖ, техника мен технологияға күрделі шығындарды арттырумен қамтамасыз етіледі. Өнімді өндіруден түсетін жоғары пайда оны кәдеге жаратуға және т. б. жұмсалатын жоғары шығындардан едәуір қысқарады.
Кәсіпорындағы шығындарды есепке алу келесі негізгі міндеттерді шешуге арналған:
— қызметтің экономикалық нәтижелерін арттыру факторы ретінде шығындарды есепке алудың рөлін анықтау;
— есепке алу мен басқарудың негізгі функциялары бойынша шығындарды анықтау;
— кәсіпорынның өндірістік бөлімшелері бойынша шығындарды есептеу;
— өнім (жұмыс, қызмет) бірлігіне қажетті шығындарды есептеу);
— шаруашылық шешімдерді таңдау және қабылдау кезінде шығындарды бағалауға мүмкіндік беретін ақпараттық базаны дайындау;
— шығындарды өлшеу және бақылаудың техникалық тәсілдері мен құралдарын анықтау;
— өндірістік процестің барлық кезеңдерінде және кәсіпорынның барлық өндірістік бөлімшелерінде шығындарды төмендету резервтерін іздеу;
— шығындарды нормалау тәсілдерін таңдау;
— кәсіпорын жұмысының шарттарына сәйкес келетін шығындарды басқару жүйесін таңдау.
Шығындарды есепке алу және оларды басқару міндеттері кешенде шешілуі тиіс. Тек осындай тәсіл ғана кәсіпорын жұмысының экономикалық тиімділігінің күрт өсуіне ықпал ететін жеміс әкеледі. Кәсіпорында шығындарды басқару кез келген объектіні басқаруға тән барлық функцияларды орындауды, яғни шешімдерді әзірлеу (қабылдау) және іске асыруды, сондай-ақ олардың орындалуын бақылауды болжайды. Шығындарды басқару функциялары басқару циклінің элементтері: болжау және жоспарлау, ұйымдастыру, үйлестіру және реттеу, орындауды жандандыру және ынталандыру, есепке алу және талдау арқылы іске асырылады.
Субъектілері шығындарды басқару ұйымдастырушылары, басшылары мен мамандары, кәсіпорынның өндірістік бөлімшелерінің (өндірістердің, цехтардың, бөлімдердің, бөлімшелердің және т. б.).
Басқару объектілері өнімді (жұмыстарды, қызметтерді) әзірлеуге, өндіруге, өткізуге, пайдалануға (пайдалануға) және кәдеге жаратуға арналған шығындар болып табылады.
Шығындарды болжау және жоспарлау перспективалы (ұзақ мерзімді жоспарлау сатысында) және ағымдағы (қысқа мерзімді жоспарлау сатысында) болып бөлінеді.
Ұзақ мерзімді жоспарлаудың міндеті жаңа өткізу нарықтарын игеру, жаңа өнімдерді (жұмыстарды, қызметтерді) әзірлеу мен шығаруды ұйымдастыру, кәсіпорынның қуатын ұлғайту кезінде күтілетін шығындар туралы ақпарат дайындау болып табылады. Бұл маркетингтік зерттеулер мен ҒЗТКЖ, күрделі салымдар шығындары болуы мүмкін.
Ағымдағы жоспарлар кәсіпорынның ұзақ мерзімді мақсаттарын іске асыруды нақтылайды. Егер шығындарды ұзақ мерзімді жоспарлаудың дәлдігі инфляциялық процестің, бәсекелестердің мінез-құлқы, кәсіпорындарды экономикалық басқару саласындағы мемлекет саясатының, ал кейде форс-мажорлық жағдайлардың ықпалына ұшыраса, онда жылдық, тоқсандық есептермен негізделеді, жақын болашақтағы қажеттіліктерді көрсететін шығындарды қысқа мерзімді жоспарлау.
Шығындарды үйлестіру және реттеу іс жүзіндегі шығындарды жоспарланғандармен салыстыруды, ауытқуларды анықтауды және оларды жою жөнінде жедел шаралар қабылдауды көздейді. Егер жоспарды орындау шарттарының өзгергені анықталса, оны іске асыруға жоспарланған шығындар түзетіледі. Шығындарды уақтылы үйлестіру және реттеу кәсіпорынға қызметтің жоспарланған экономикалық нәтижесін орындауда елеулі үзіліске жол бермеуге мүмкіндік береді.
Есеп шығындарды басқару элементі ретінде дұрыс шаруашылық шешімдерді қабылдау мақсатында ақпаратты дайындау үшін қажет. Мысалы, материалдық өндірістік қорлардың құнын бағалау кезінде жұмсалған шығындарды өндірістік есепке алу жолымен белгілейді, ал кәсіпорын қызметінің нақты нәтижелері және оның өндіріске жұмсалған барлық шығыстары туралы ақпаратты бухгалтерлік есепті жеткізеді. Өндірістік есепке алу шығындарды бақылауға және олардың орындылығы туралы шешім қабылдауға мүмкіндік беретін басқарушылық есепке алу жүйесіне кіреді.
Бақылау функциясының элементін құрайтын шығындарды талдау кәсіпорынның барлық ресурстарын пайдалану тиімділігін бағалауға, өндірістегі шығындарды азайту резервтерін анықтауға, шығындар саласында тиімді басқару шешімдерін қабылдау және жоспарларды дайындау үшін ақпарат жинауға көмектеседі.
Шығындарды басқару жүйесіндегі бақылау (мониторинг) функциясы кері байланысты, жоспарланған және нақты шығындарды салыстыруды қамтамасыз етеді. Бақылаудың тиімділігі, егер бұл соңғылар өндірістік жағдайлардың объективті өзгеруі салдарынан орындалмаса, нақты шығындарды жоспарланға сәйкес келтіруге немесе жоспарларды нақтылауға бағытталған түзетуші басқарушылық іс-қимылдарға негізделеді.
Өндіріс шығындарын ресурстарды өндірістік тұтыну кезінде, яғни өндірістік процесс немесе оған қызмет көрсету жүргізілетін жерде бақылау керек. Осыған байланысты шығындардың пайда болу орындары, шығындар орталықтары және жауапкершілік орталықтары сияқты шығындарды қалыптастыру және есепке алу объектілері пайда болды.
Шығындардың пайда болу орындарына өндірістік ресурстардың шығындарын бақылау және басқару үшін нормалау, жоспарлау және есепке алу объектілерін білдіретін құрылымдық бөлімшелер (цехтар, бөлімдер, учаскелер) жатады.
Шығындардың пайда болу орындары өндіріс элементтері мен калькуляция баптары бойынша өндіріске арналған шығындарды талдамалы есепке алу объектілері болып табылады.
Пайда болу орындары бойынша шығындарды есепке алу калькуляцияның дәлдігін арттыруға ықпал етті және оны осы мақсатта енгізді (1920-шы жж.).
Шығындар орталықтары-бұл функциялар мен өндірістік операциялардың біркелкілігін, техникалық жарақтану мен еңбекті ұйымдастырудың ұқсас деңгейін, шығындардың бағытталуын сипаттайтын бастапқы өндірістік және қызмет көрсететін бірліктер. Оларды шығындарды нақтылау, бақылауды күшейту және калькуляцияның дәлдігін арттыру мақсатында жоспарлау және шығындарды есепке алу объектісі ретінде бөледі.
Орталық бойынша шығындарды топтастыру калькуляция жүйесінің құрамдас бөлігін білдіреді және оны калькуляциялық есепке алу бірлігінде жүргізу жақсы.
Шығындар орталықтары шығындардың пайда болу орындарынан ерекшеленеді, бұл жеке жұмыстар, операциялар, өндірістік бөлімшелердің ішіндегі функциялар бойынша талдамалық есепте шығындар топтастығын білдіреді. Бұл бөлу бөлімшеде шығындарды бақылаудың қосымша нүктелеріне ие болу, ал ең бастысы — калькуляция объектілері бойынша жанама шығыстарды неғұрлым дәл бөлуді қамтамасыз ету ниетімен анықталады. Калькуляция кезінде жабдықтарды ұстау және пайдалану бойынша шығыстарды және калькуляциялық объектілерге цех шығыстарын жатқызу дәлдігін арттыру міндеті пайда болған кезде өндірісті автоматтандырудың өсуі жағдайында шығындар орталықтарын бөлу қажеттілігі әсіресе күшейеді. Оларды жабдық топтары, жекелеген кешендер бойынша, яғни шығындар орталықтары бойынша топтастыру қажеттілігі өсуде.
Өндірістік қатынастардың дамуымен, өндірісті басқару теориясы мен шығындарды басқарумен, атап айтқанда, «жауапкершілік орталығы»ұғымы пайда болды.
Қазіргі заманғы түсіндіруде жауапкершілік орталығы-басқарушы (менеджер) басқаратын, берілген өкілеттіктерге ие және осы бөлімшенің жұмыс нәтижелеріне жауап беретін кәсіпорын бөлімшесі. Пайда болу орындары мен шығындар орталықтары толығымен сәйкес келуі мүмкін (цех, учаске, бригада), бірақ сонымен бірге жауапкершілік орталығы бола отырып, бірнеше учаскелерден тұратын цех шығындардың пайда болу орындарын қамтиды.
Бұл процестің мәні қол жеткізілген нәтижелерді жоспарланған (немесе нормалармен) салыстырудан, ауытқу себептерін талдаудан, осы ауытқуларға жауаптыларды белгілеуден және қажетті түзету шараларын қабылдаудан тұрады.