Телефон көптеген шұғыл жағдайларда қажет. Және драмалық ғана емес. Сүйікті адаммен кездесу, достарға бару, театрға бару жиі телефон арқылы тағайындалады. Қазір Телефон әр мекемеде , кәсіпорында, ұйымда, көптеген пәтерлерде бар. Ол-біздің өміріміздің ажырамас бөлігі. Егер жеке телефон арқылы алуға болады ерекше зиян үшін қоғамның айтуға жеткілікті ұзақ болса , қызметтік телефон арқылы бір уақытта қоңырау шалып, көптеген адамдар үшін, олар сізбен байланысу үшін жұмыспен қамту желілері, психикалық іс созылады шешім маңызды мәселелер. Алайда , әңгіме үй телефоны арқылы да таныстары мен туысқандарының жоспарларын бұзады.
Телефон байланысы-белгілі бір дағдыларды талап ететін қарым-қатынастың ерекше саласы. Бірақ оны дұрыс пайдалану бәрі де мүмкін емес деп айту керек.
1.»Телефоннан қорғау».
Телефон арқылы сізге қоңырау шалған әрбір, ол жалғыз екеніне сенімдімін. және одан да маңызды мәселе жоқ. Оған қоса, ол сен оның бүкіл жұмыс күні ғана тыңдай аласың деп сенеді. Егер сіз мұндай адамды өлтіруге тырыссаңыз , әңгіме уақытын шектеу немесе жалпы жалтару.біріншіден, ол сені түсінбейді, екіншіден, сіздің бас тартуыңыз қандай салдарларға әкеп соғуы мүмкін деп болжау қиын.
1.1. Мұздату әдісі.
Телефон көп уақыт алуы мүмкін. Жұмыс күні оны қалай жазуға болады ? Егер сіз қажетсіз қоңыраулардан алдын ала алыссаңыз немесе оларды басқаға, сен үшін ыңғайлы уақытта ауыстырсаңыз жақсы болады.
· Проинформируй бергенін говоришь телефоны бойынша (бағынатын, әріптестер, клиенттер, достар, туыстар) ол саған емес, қоңырау шалу.
* Күнделікті белсенді телефон келіссөздері үшін мүмкіндігінше уақыт тағайындаңыз.
* Сізге ең жақсы қоңырау шалған кезде абоненттеріңізге уақыт хабарлаңыз.
* Фразаның соңында аулақ болыңыз: «маған бірдеңе қоңырау!»,. егер адам қайтадан қоңырау шалғысы келсе.
* Сеннен хабар алуға үміттенген адамдарды күтпесіңдер , ал олар саған қоңырау шалғанға дейін дәл сол уақытта қоңырау шалыңдар.
* Барлық кіріс телефон қоңыраулары хатшы арқылы немесе автожауап арқылы болсын ·
Көптеген адамдар автожауап қарсы эмоционалдық болжам бар. Ол барлық қоңырауларды талқылаусыз «өшіреді». Алайда, телефонның толық ажыратылуымен салыстырғанда оның артықшылықтары барлық істер аяқталғаннан кейін абоненттердің хабарламасын тыңдап, оларға қоңырау шалуға болады.
* Егер сізде хатшы немесе автожауап беруші болмаса, «Мен сізге кейінірек қоңырау шаламын» немесе «маған 16 сағатқа қайта қоңырау шалуыңызды өтінеміз»сияқты қысқа және нақты сөз тіркестерінің көмегімен қажетсіз қоңыраулардан қорғануға болады ·
1.2.Кейінге қалдырмай әңгіме.
Маңызды қоңыраулар немесе телефон «қабылдау сағаты» кезінде ерекше жағдайларда сіз сөйлесудің басында бірден анықтау керек :
* Сіздің абонент кім, қандай фирмадан, қандай лауазым, қандай мәселелерді шешеді .
· Ол нені қалайды.
· Оның ісі қаншалықты шұғыл және маңызды (орындау мерзімі).
· Сіз оған қоңырау шалғанда(оның өтінішін немесе ұсынысын орындағаннан кейін).
· Сіз оған қандай нөмір бойынша хабарлай аласыз (Бірінші байланыс кезінде: мекен-жайы, телефон немесе телекс нөмірі , тегін нақты жазу).
Және, әрине, бұл сұрақтарға барлық жауаптарды жазу керек.
1.3. Кері қоңырау.
Телефонмен тиімді жұмыстың үшінші әдісі (кейінге қалдырмай сөйлескеннен кейін ) — кері (жауап) қоңырау..
Сізге қоңырау шалу үшін неге себеп автоматты түрде түтікті шешіп , үзетін сенің ісіңнен гөрі аса маңызды болып саналады? Батыс менеджерлерінің бірі осы шотқа былай деп айтқан: «дәрігер немесе хирург қабылдау немесе ота жасауды тоқтатқанын және телефонға жарайды деп ешкім ойламайды .Қызметтік тексеру кезінде адвокаттың немесе дәріс кезінде профессордың телефонынан ешкім сұрамайды. Неге іскерлік адамнан телефон қоңырау шалған кезде «әрқашан дайын» деп күтуге болады?»
1.4. «Телефон блогы».
Кері қоңырау әдісі тағы бір әдіс — «телефон блогы»деп аталады.
· Бір-екі уақыт аралығын таңдап ал, мысалы, жарты жылға немесе кешке жақын , егер сіз өзіңіздің барлық телефон сөйлесулерін дәйекті түрде (барлығы бірге) немесе сериялармен, алдын ала біртекті жұмысқа дайындала алсаңыз.
* Кіріс қоңырауларға кедергі келтірмейді. Егер сіз сөйлесудің мақсатын алдын ала анықтасаңыз , онда бірден маңызды нәрселерді талқылай аласыз. Сіз қажетті құжаттарды әңгіме кезінде тез іздеу уақыт жұмсауға емес,. өйткені бәрі ретке келтірілді.
· Бірақ «телефон блоктары» тым ұзаққа созылмауын қадағалаңыз (шамамен 30 минут), әйтпесе телефон үнемі бос болады және қоңырау шалушылар саған шыдамдылық танытады.
2. «Қашан қоңырау шалу және менің мақсатым қандай?»
2.1. Телефон және уақыт күнделігі.
Бір немесе бірнеше телефон сөйлесулерін жылдамдату үшін күн жоспарын пайдалануға болады . Онда телефон арқылы анықтау үшін сұрақтарды , сондай-ақ қажет болған жағдайда олардың нәтижелерін байқа :
* Әңгіме
* Серіктес
* Тақырып, себеп
· Телефон нөмірі
* Басымдылығы
* Орындалуын бақылау
2.2. Қоңырау шалу қашан жақсы?
· «Ұсақ» телефон қоңырауларын олар жұмыс барысын бұза алмайтын уақытта жасайды.
· Бұл үшін «бос» уақыт аралығын , іс пен кеңестер арасындағы үзіліс қолдан.
* Телефонды жұмыс сағаттарында пайдаланбаңыз.
* Қоңыраулар үшін ең қолайлы уақыт — 8.00-ден 9.30-ға дейін, 13.30-дан 14.00-ге дейін, 16.30-дан кейін.
* Әр қоңырау алдында үш сұраққа жауап беру :
1) айтуға бірегей қажеттілік бар ма?
2) серіктес жауабын білу міндетті ме?
3) серіктесті (абонентті) қоңыраусыз көруге болмайды ма?
* Телефонмен сөйлесуге әкелмейтін алдын ала ойлар мақсатсыз немесе нәтижесіз телефон қоңырауынан гөрі құнды ·
2.3. Менің мақсатым қандай?
Сөйлесудің мақсаты айқын болғанда ғана абонент нөмірін теріңіз:
· Хочу ли я жай ғана қолдап, байланыс және алмасу пікірімен әріптесімен ?
· Мен Жаңа байланысты еске түсіргім келеді ме?
* Мен ақпаратты алғыңыз келе ме немесе оны бергім келеді ме ·
* Мен идеямен бөліскім келе ме және оны бағалауды сұрадым ме?
* Мен басқаларды өз ниетіме сендіргім келеді және өз жобаларыммен жақынырақ таныстырғым келеді ме?
* Серіктесті жұмыстан босатпау үшін ең жақсы уақытты анықтаңыз. Бұл уақытты телефонмен сөйлесудің соңында немесе жеке кездескенде орнатыңыз.
* Қоңырау туралы алдын ала ескертіңіз . Сіздің серіктестеріңіздің көпшілігі , егер сіз алдын ала (хат , телекс , хатшы арқылы ) дәл уақыт тапсаңыз, Сіздің қоңырауыңызды күтеді. Сен сэкономишь оларды өз уақыты мен ускоришь шешу.
· Өз қоңырауларына іскерлік және мазмұнды дайындалу.
* Серіктеске теңшеңіз және сөйлесуді жүргізуге шоғырланыңыз.
3. Телефон арқылы сөйлесу.
3.1. Телефонмен сөйлесуді жүргізу кезінде 10 кеңес.
Сөздерді анық айт, микрофонды елемей, өз атын қайта атаңыз-бұл және басқа ережелер кеңінен танымал. Бірақ оларға плюс қажет:
* Қысқа болу.
Фразаны минимумға дейін жинаңыз. Сөйлесудің басталуы оның барысын және аяқталуын анықтайды.
«Қайырлы күн , Х. мырза, сіздің істеріңіз қалай ?»,- бұл отбасы, Демалыс , хобби және ағымдағы оқиғалар туралы ұзақ әңгімеге шақыру ретінде емес.
«Қайырлы күн, х. мырза! Егер Мен үшін уақыт бір минуты бар болса, маған тез арада кейбір мәліметтерді алу керек», — мұндай фразалар ешбір жағдайда да қиын емес, бірақ қысқа телефонмен сөйлесуге кепілдік береді.
Егер алғашқы байланыс әңгіме мақсаты үшін ерекше маңызға ие болса , бірлескен істер туралы қысқаша еске сала аласың. Бейтаныс қысқа елестету керек.
* Алдымен «әңгіме не туралы» хабарла, содан кейін ғана себептері мен егжей-тегжейін түсіндір .
* Басқа аппаратқа маңызды қоңырау келіп түсу себебі бойынша әңгімені үзбеңіз. Қажет болған жағдайда үзілуі мүмкін бе, сен 10 минуттан кейін қайта қоңырау шаласың деп сендір.
* Сізді қоршаған адамдармен «параллель сөйлесуден» аулақ болыңыз.
* Егер сөйлесуді пленкаға жазғыңыз келсе немесе параллельді аппаратты қосқыңыз келсе , өз абонентінің келісімін сұраңыз.
* Ұзақ әңгіме соңында қысқаша қорытынды жасап , қабылдау керек шараларды атап өтті (кім , қашан және не істеу керек).
* Қажет болған жағдайда телефон келіссөздерінің қысқаша жазбаша растауын сұраңыз немесе уәде етіңіз. Бұл-қол қойылған сөйлесу жазбаларының көшірмесі.
· Сөйлесу кезінде запиши мұндай маңызды егжей-тегжейлі , аттар , сандар және негізгі ақпаратты , содан кейін таныса алады және оны түсіну мүмкін сенің бағынатын немесе әріптестер.
* Назар аударыңыз, әсіресе қалааралық сөйлесулер кезінде , ұзақтығы — сенің сөйлесуіңнің құны (осы мақсатта секундомерді , хронографты, құм сағаттарын , электрондық есептегішті қолданыңыз).
* Әңгімені оның мақсатына жеткеннен кейін аяқтаңыз !
Көптеген телефон сөйлесулері жиі ұзақ созылады, себебі екі серіктестерге де оларды аяқтау қиын . «Үлкен рахмет, х. мырза! Менің ойымша , бұл жеткілікті. Мен сізді жақын арада көруге үміттенемін!»- мұндай сөз тіркесі әңгімені ұтымды әрі қысқа, сыпайы және иесізсіз аяқтауға мүмкіндік береді. Өз әріптестеріңді телефон арқылы сөйлесудің стиліне үйретуге тырысыңыз — қысқа , бірақ сыпайылық. Соңғы әсер сені жақсы болуы керек.
Телефон ең жиі іскерлік әлемде қолданылады және ең жиі, сондай-ақ түсініспеушілікке себеп береді. Барлық маңызды сөйлесулерді жазу үшін өзіңізді ұстаңыз. Не үшін?
Сен келесі жұмыс істеу үшін маңызды құжат (дәлелдік сипат) боласың. Жазбаны Тікелей сөйлесу кезінде пайдаланылатын құжатта, іскерлік хатта немесе жеке парақта жасауға болады