Қазіргі уақытта іс жүргізуде отандық және импорттық оргтехниканың алуан түрлілігі байқалады. Мақсатына сәйкес барлық техникалық құралдарды келесі топтарға бөлуге болады:
құжаттарды жасауға арналған құралдар;
көшіру және көбейту ұйымдастыру техникасы;
құжаттарды сақтау, іздеу және тасымалдау құралдары;
басқару байланысы техникасы.
Механикаландыру және автоматтандыру құралдарының техникалық сипаттамаларын проспектілерде, каталогтарда және басқа да жүйелендірілген басылымдарда табуға болады. Бұл жерде құжаттарды құрастыру үшін бар құралдар туралы жалпы түсінік келтіріліп, электрондық құжаттарды басқарудың жүйелік тәсілінің негіздері қарастырылатын болады.
2 құжаттарды жасауға арналған құралдар
Құжаттарды жасау үшін пайдаланылатын техникалық құралдар құжаттарды жасау тәсілі бойынша жіктеледі.
Құжаттардың қара нұсқалары көбінесе қолжазба тәсілі болып табылады. Іс жүзінде тек қолжазба тәсілімен рәсімделетін бірқатар құжаттар — өмірбаяндар, арыздар, қолхаттар, кейбір қаржы құжаттары бар. Тек қолжазба тәсілмен құжаттардың трафареттік бөліктері толтырылады: сауалнама, кадрларды есепке алу бойынша жеке іс парағы, жұмыс уақытын есепке алу табелі және т. б.
Бүгінгі күні құжаттарды құрастырудың кең таралған тәсілі машинкамен басу болып табылады, отандық тәжірибеде портативті, жинақы және кеңсе жазу машиналарының екі буыны пайдаланылады:
стандартты механикалық және электромеханикалық;
жол дисплейі бар және онсыз стандартты электрондық.
Әлемдік тәжірибеде ақпаратты баспаға жазу үшін стандартты электронды жазу машиналары қолданылады.
Кеңсе механикалық жазу машиналары әр түрлі мәтіндік, сандық және кестелік материалдарды басып шығаруға арналған. Отандық жазу машиналарының ішінде «УФА-М» (ПК-410-01) машинасын атауға болады. Ол бір түсті және екі түсті таспамен жұмыс істей алады: бояғыш таспаның Автоматты жылжуын және ауысуын қамтамасыз етеді.
Кеңсе электромеханикалық жазу машиналары механикалық салыстырғанда анағұрлым жетілдірілген болып табылады. Отандық жазу электромеханикалық «Ятрань» (ПЭК-305-05, ПЭК-433-06) машинасын және анағұрлым жетілдірілген «Ятрань-С»деп атаймыз.
жазу техникасының жаңа буыны болып табылады және басып шығарудан басқа, мәтіндерді редакциялаудың әртүрлі функцияларын жүзеге асырады: қате терілген мәтінді автоматты түрде түзету; ондық разрядтыққа сәйкес сандарды автоматты түрде жазу; мәтінді бір уақытта есте сақтай отырып басып шығару және басқа операциялар.
Отандық тәжірибеде S6001 Роботронының электрондық машиналары және см 6908.04 Роботрон бар.
Жазу автоматтары (ұйымдастыру автоматтары) — бұл мәтіндік және кестелік құжаттарды жасау, өңдеу және дайындау процесін автоматтандыруға арналған электромеханикалық және электрондық құрылғылардың агрегирленген кешені.
Кеңінен танымал мұндай оргавтоматы, Оргтекст Д, Опти-ма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 және Флексорайтер 2301.
Құжаттарды құрастыру және ресімдеу құралдарына диктофонды техника жатады-диктофоннан бастап (қолданыстағы миниатюралық магнитофон болып табылады) диктофонды-компьютерлік жүйелерге дейін (мысалы, «Аллегро STC-L132» жүйесі және т.б.).
Алайда, құжаттарды құрастыру мен ресімдеудің дәстүрлі техникасы қазіргі уақытта өткенге кетіп жатыр. Дербес компьютер (ДК) құжаттарды құрастырудың ғана емес, сонымен қатар олармен тиімді және жедел жұмысты ұйымдастырудың негізгі құралы болды. Басқаша айтқанда, компьютерлік технологиялар іс жүргізу мен басқарудағы еңбек сипатын түбегейлі өзгертеді.
3 дербес компьютер-іс жүргізуді жетілдірудің негізгі құралы
Таяу уақытқа дейін отандық өнеркәсіп ТМД елдерімен бірлесіп DEC-раритеттер (ДВК-1 — ДВК-4 диалогтық есептеу кешендері) және IBM-үйлесімді (ЕС, Истра 4816, Нейрон И9 типті) болған үйлесімді компьютерлер шығарды.Және т. б.). Қазіргі уақытта Ресейдегі компьютерлік фирмалар шетелдік компоненттерден негізінен IBM-үйлесімді ДК құрастырумен айналысады.
Шетелдік ДК арасында ең алдымен IBM (International Business Machine Corporation) американдық фирмасының компьютерлерін атап өту керек):
IBM PC XT (Personal Computer extended Technology);
IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) намикропроцессорларда (МП) 80286 (16 биттік);
IBM PS/2 8030 PS/2 8080 (PS Personal System, барлығы, PS басқа/2 8080 — 16-биттік, PS/2 8080 — 32-разрядты);
IBM PC МП 80386 және 80486 (32 биттік);
Pentium және Pentium Pro МП IBM PC (64-разрядты).
Америка фирмалары: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, сондай-ақ Ұлыбритания: Spectrum, Amstrad; Франция: Micral; Италия: Olivetty; Жапония: Toshiba, Panasonic және Partner.
Қазіргі уақытта IBM фирмасының дербес компьютерлері және басқа фирмалардың аналогтары ең көп танымалдылықты пайдаланады; оларға Apple және DEC (Digital Equipment Corporation) компьютерлері және 2-ші орынды тарататын олардың аналогтары танымал болып келеді.
Іс жүргізуде компьютерлік технологиялардың негізгі мүмкіндіктерін атаймыз:
құжатты жасауға көмек (ұйым үшін бланкілерді құрастыру; құжатты дайындау және оны жадқа орналастыру; құжаттарды жасауда шаблондарды пайдалану; құжаттар мәтінін іздеу, сақтау және редакциялау);
құжатты факсимильді байланысы немесе ДК және модемі бар кез келген адресатқа қашықтыққа беру (құжат электронды түрде компьютерден компьютерге, компьютерлік жергілікті желіге, сондай-ақ электрондық пошта және Интернет желісі арқылы беріледі));
құжатты тіркеу (тіркеу карточкасы ПК экранында толтырылады, ал тіркеу нөмірі құжатты алғаны туралы белгі қою үшін құжаттың өзіне мөртаңба қояды);
құжаттың орындалуын бақылау (Электрондық карточкада бақылау туралы белгі қойылады және бұл автоматты түрде ұйым басшылығына жұмыс істейтін қызметкерлердің орындаушылық тәртібінің деңгейі туралы хабарлауға, сондай-ақ құжат айналымы бойынша әртүрлі анықтамалар-есептер жасауға мүмкіндік береді);
құжат мәтінін бір тілден екінші тілге аудару (тиісті бағдарламалар пакеті болған кезде автоматты режимде және мәтінді кейбір қосымша редакциялау арқылы жүзеге асырылады));
құжаттарды қорғау (ДК ақпаратқа кездейсоқ қол жеткізуден; мәтінді қалпына келтіру; антивирустық қорғау).
ДК көмегімен жүзеге асырылатын аталған функциялардың бірін ғана толық сипаттаймыз, — құжат мәтінін редакциялау.
Практикада мәтіндерді редакциялау үшін көптеген бағдарламалар қолданылады. Бұл бағдарламалар мәтіндік редакторлар немесе мәтіндік процессорлар деп аталады. Бұл Word және Лексикон сияқты бағдарламалар.
Танымал Word мәтіндік редакторын пайдаланған кезде өңделетін құжаттың мәтіні дисплейдің экранына шығарылады және оған қосымша енгізуге, қажетсіз бөліктерді алуға, жеке фрагменттерді қоюға, орфографияны автоматты түрде тексеруге, әр түрлі қаріптердің үйлесімі арқылы жеке фрагменттерді бөлуге болады. Сонымен қатар, мәтіндік редактор бірден екі құжаттармен жұмыс істеуге мүмкіндік береді — мәтіннің бір бөлігін : бір құжаттан екіншісіне ауыстыру, оны кестелермен, суреттермен және т. б. толықтыру. ; сөздерді жиі қайталаған кезде ауыстыру, ал мәтіннің өзі хаттың дәстүрлі бастапқы сөздерінен, дайын сөйлеу айналымынан, нормативтік құжаттардан үзінділерден, хаттардың типтік аяқталуынан және т. б. жинақтауға жақын болуы мүмкін.
Осылайша, компьютерлік техниканы қолдану іс жүргізудің негізгі функцияларын іс жүзінде автоматтандыруға мүмкіндік береді. Қазіргі уақытта іс жүргізуде қолданылатын дербес компьютерлердің саны он миллионға артық болды. Компьютерде жұмыс істей білу хатшыға, экономистерге, менеджерге міндетті талап болды.
Жеке компьютерлерді пайдалану саласында аз білгенде үрейге түсудің қажеті жоқ. Жаппай сұраныстың қазіргі заманғы бағдарламалары қатардағы пайдаланушы есебінде әзірленген. Құжаттармен жұмыс істеу үшін игеруде өте қарапайым және оңай қол жетімді бірқатар бағдарламалар бар. Қолданбалы офистік бағдарламалық өнімдер нарығында ең танымал Microsoft Office Professional for Windows 95 және MS Office 97 пакеттері болып табылады; олардың артынан Lotus Smart Suit 96 және 97 және Corel Office Professional 7 және «Лексикон 97» ұлттық мәтіндік редакторы, «Декарт 97» жеке қаржы жүргізу жүйесі, «Сократ 97» кәсіби аударма жүйесі және танымал «ДИСКо Командир 96″файл менеджері кіретін орыс кеңсесі бар.
Шетелдік кеңсе кешендерінің жаңа нұсқаларында ұжымдық жұмыс құралдары, компоненттердің неғұрлым тығыз интеграциясы, сондай-ақ Internet-пен өзара іс-қимыл құралдары бар. Сонымен қатар, кейбір кеңселік пакеттерде бағдарламалардың жеке фрагменттері бірнеше қосымшаларда (Microsoft Office 97) қолданылады, бұл жедел жад пен қатты дискідегі кеңістікті айтарлықтай үнемдейді. Көптеген пакеттердің (Microsoft Office, мысалы) русифицирленген нұсқалары бар, бұл бірінші рет тәжірибесіз пайдаланушының жұмысын жеңілдетеді.